LAPP informavimo apie pažeidimus taisyklės

Turinys

1. LAPP informavimo apie pažeidimus taisyklės

Kas yra informavimo apie pažeidimus sistema?
Kas yra šios taisyklės?
Nuo kada galioja mūsų taisyklės?

2. Mūsų taisyklės

Kokio pobūdžio pranešimams apie pažeidimus galioja ši tvarka?
Apie ką galima pranešti?
Kokiais kanalais galima pranešti apie netinkamą elgesį?
Internetinė pranešimų teikimo sistema
El. paštas atitikties užtikrinimui
Karštoji linija atitikties užtikrinimui
Atitikties užtikrinimo organizacija
Kaip tvarkomas jūsų pranešimas?
Kaip būsite apsaugoti nuo diskriminacijos ar bausmės už pranešimą apie galimai netinkamą elgesį?
Dokumentai
Už taisykles atsakinga šalis

*Jei nenurodyta kitaip, šiose taisyklėse naudojami kreipiniai į asmenis yra susiję su visomis lytimis.

1. LAPP informavimo apie pažeidimus taisyklės

Kas yra informavimo apie pažeidimus sistema?

Svarbiausias LAPP prioritetas yra reikalavimas elgtis sąžiningai ir pagal teisės aktų reikalavimus, taigi, teisėtas elgesys. Todėl svarbu anksti aptikti riziką ir aktyviai stengtis jos išvengti. Todėl informavimo apie pažeidimus sistema yra pagrindinė priemonė, skirta pateikti ir ištirti pranešimus apie riziką ir netinkamą elgesį. LAPP informavimo apie pažeidimus sistema padeda mums išsiaiškinti galimas rizikas ir netinkamą elgesį LAPP bendrovėje, mūsų verslo partnerių ir kitaip su mumis susijusiose įmonėse. Ji skirta teikti informaciją, kai profesiniame kontekste sužinoma informacija arba kyla pagrįstų įtarimų dėl faktinio ar potencialaus netinkamo elgesio. Ši sistema padeda objektyviai išnagrinėti pažeidimus ir kuo greičiau imtis atitinkamų priemonių pagal konkretų nusižengimo atvejį, taip pat užkirsti kelią pažeidimams ateityje.

Todėl apie pažeidimą pranešantis asmuo* turėtų daryti prielaidą, kad informacija, kiek jam žinoma ir kiek jis tuo tiki, yra teisinga. Jei pranešime atskleidžiama komercinė paslaptis, taip pat būtina, kad apie pažeidimą pranešantis asmuo turėtų rimtą pagrindą manyti, kad būtina pateikti informaciją, siekiant atskleisti netinkamo elgesio atvejį. Sistemingai tiriame gautus pranešimus ir, jei reikia, imamės atitinkamų tolesnių veiksmų.

a) Rizika ir netinkamas elgesys LAPP

Pranešimas apie riziką ir netinkamą elgesį LAPP padeda išvengti nuostolių. Teisės aktų reikalavimų pažeidimai daro žalą įmonei, o dėl atskirų asmenų netinkamo elgesio nukenčia visi darbuotojai. LAPP geros reputacijos ir verslo partnerių pasitikėjimo pagrindas – teisės aktų reikalavimų laikymasis ir sąžiningumas. Be to, reikalavimų laikymasis yra svarbus mūsų darbuotojų gerovei, taigi ir ilgalaikei mūsų įmonės ekonominei sėkmei.

Norint kuo greičiau sustabdyti tokią žalą, mums lavai svarbi jūsų pagalba. Todėl tikimės, kad esate pasirengę informuoti mus apie galimus pažeidimus ir netinkamą elgesį, jei dėl to jums kyla reikšmingų ir pagrįstų įtarimų.

b) Verslo partnerių ir kitų su LAPP susijusių įmonių rizika bei netinkamas elgesys

Sąžiningo elgesio tikimės ne tik iš visų savo darbuotojų, bet ir iš verslo partnerių.

LAPP visų pirma siekia, kad mūsų finansiniai, socialiniai ir aplinkosaugos tikslai būtų įgyvendinami vienodai ir sinchroniškai. Prisiimdami tokią atsakomybę pasauliniu lygmeniu ir palaikydami verslo santykius, savo tiekėjams taikome įvairias priemones.

Tačiau, jei mūsų verslo partneriams ar kitaip su LAPP susijusioms įmonėms kyla rizika ar jos susiduria su netinkamo elgesio atvejais, ypač tvarumo standartų pažeidimais, turime apie tai žinoti – tam mes turime paruošę savo informavimo apie pažeidimus sistemą.

Kas yra šios taisyklės?

Šiose taisyklėse pateikiama visa informacija apie tai, kaip pateikti pranešimą per LAPP informavimo apie pažeidimus sistemą. Informatoriai sužinos, kaip teikti pranešimą, kokie procedūriniai veiksmai paskatins teikti pranešimą, kaip tokie asmenys yra apsaugoti ir informuojami apie tolesnius veiksmus ir kada galima tikėtis grįžtamojo ryšio.
LAPP grupė jau kelerius metus naudoja informavimo apie pažeidimus sistemą. Šių taisyklių tikslas – papildyti šią sistemą ir užtikrinti didesnį jos skaidrumą.
Taisyklės turėtų padrąsinti teikti pranešimą apie pažeidimą, tokiu būdu palaikyti LAPP siekius ir užtikrinti, kad būtų laikomasi reikalavimų.

Nuo kada galioja mūsų taisyklės?

LAPP informavimo apie pažeidimus taisyklės įsigalioja nedelsiant. Siekiant užtikrinti taisyklių aktualumą, jos peržiūrimos bent kartą per metus ir, jei reikia, atliekami jų pakeitimai.

2. Mūsų taisyklės

Kokio pobūdžio pranešimams apie pažeidimus galioja ši tvarka?

Per informavimo apie pažeidimus sistemą galite pranešti apie teisės aktų reikalavimų (įskaitant įstatymą dėl tiekimo grandinės išsamaus patikrinimo), savanoriškų įsipareigojimų ir įmonės vidaus taisyklių pažeidimus, ypač šiose srityse:

Apskaita, auditas ir vidaus finansų kontrolė
Įmonės sąžiningumas
Aplinkosauga, sveikata ir saugumas
Žmogiškieji ištekliai, įvairovė ir pagarba darbo vietoje
Turto ar paslaugų naudojimas ne pagal paskirtį ir (arba) pasisavinimas
Kita

Pastaba: LAPP skundų dėl tiekimo grandinės teikimo procesas
Apie galimus mūsų verslo partnerių standartų pažeidimus, ypač žmogaus teisių ir aplinkosaugos standartų pažeidimus, kuriuos padaro mūsų tiesioginiai ir netiesioginiai tiekėjai, taip pat galima pranešti per informavimo apie pažeidimus sistemą. Per informavimo apie pažeidimus sistemą gauti pranešimai bus perduoti atitinkamiems vidaus kontaktiniams asmenims, atsakingiems už skundų nagrinėjimo procesą.
LAPP skundų dėl tiekimo grandinės nagrinėjimo procesas padeda išnagrinėti pranešimus ir skundus dėl galimų žmogaus teisių ir aplinkosaugos standartų pažeidimų LAPP tiekimo grandinėje.

Išsamią informaciją atskiromis temomis gausite pranešimo teikimo metu.

Taip pat galite pasinaudoti informavimo apie pažeidimus sistema, jei turite klausimų dėl reikalavimų laikymosi.

Informavimo apie pažeidimus sistema nėra skirta atsiliepimams ar skundams dėl LAPP ar mūsų verslo partnerių gaminių ar paslaugų. Jei esate nepatenkinti paslaugomis ar gaminiais, turite kreiptis į mūsų klientų aptarnavimo darbuotojus arba tiesiogiai priskirtą kontaktinį asmenį.

Apie ką galima pranešti?

Pranešimas gali būti susijęs su LAPP verslo padaliniais, taip pat verslo partnerių (pvz., tiesioginių ir netiesioginių tiekėjų) padaliniais.

Galite pranešti apie tokius pažeidimus:

LAPP grupės darbuotojų nusižengimai profesinėje veikloje
LAPP grupės verslo partnerių (pvz., tiekėjų) nusižengimai

Kokiais kanalais galima pranešti apie netinkamą elgesį?

LAPP informavimo apie pažeidimus sistemoje yra įvairių nemokamų vidinių informavimo kanalų, kuriais galima pranešti apie galimai netinkamą elgesį arba užduoti klausimus apie teisės aktų reikalavimų laikymąsi:

Internetinė pranešimų teikimo sistema

Naudojant internetinę pranešimų teikimo platformą, LAPP informavimo apie pažeidimus sistema veikia kaip nemokamas vidinis pranešimų teikimo kanalas, kuriuo galima pranešti apie galimai netinkamą elgesį arba užduoti klausimus apie teisės aktų reikalavimų laikymąsi.

Pranešimus ir klausimus galima pateikti centriniam „Lapp Holding SE“ Teisės ir atitikties užtikrinimo skyriui Štutgarte arba decentralizuotai atitinkamos šalies organizacijai, turinčiai savo internetinę pranešimų teikimo sistemą

Internetinę pranešimų apie pažeidimus sistemą otris suteikia išorės paslaugų teikėjas, užtikrindamas griežtas ir minimalias prieigos teises. Pranešimai teikiami užpildant internetinę formą, kurioje apie pažeidimą pranešantis asmuo gali pateikti pranešimą, nurodydamas temą, subjektą ir apibūdindamas situaciją.

Pranešimus galima teikti anonimiškai arba nurodant vardą ir pavardę. Pranešimo teikimui netaikomi jokie laiko ar techniniai apribojimai. Informavimo apie pažeidimus sistema veikia vokiečių, anglų ir 11 kitų kalbų, o prireikus, kalbų sąrašą galima išplėsti.

Sistema yra konfidenciali ir saugi. Jei norimos kalbos sąraše nėra, pranešimą galite pateikti bet kuria kita kalba.

Jei norite pateikti pranešimą anonimiškai arba nurodydami savo vardą, spustelėkite mygtuką „Siųsti pranešimą“. Tolesnį pranešimų teikimo procesą sudaro šie trys etapai:

1. Pirmiausia jūs turėsite pasirinkti tinkamą pranešimo temą. Galite pasirinkti iš pateikto temų sąrašo. Tada užpildykite temos ir pranešimo teksto lauką. Rašykite pranešimą savais žodžiais ir, jei norite, pridėkite bylų. Atminkite, kad dokumentuose gali būti informacijos apie autorių. Jūs patys sprendžiate, ar norite išlikti anonimiški, ar atskleisti savo tapatybę.

Pranešime būtų naudinga pateikti atsakymus į šiuos klausimus:

Kas dalyvavo ar dalyvauja?
Kas atsitiko?
Kur tai atsitiko?
Kada tai atsitiko?
Kas žino apie situaciją?
Kaip galima įrodyti faktus?

Kartu su pranešimu reikėtų pateikti dokumentus, kurie gali būti naudingi tyrimui.

2. Toliau jūs turite pasirinkti slaptažodį, kurį galėsite naudoti anoniminėje pašto dėžutėje (pranešimui stebėti). Galite patys sukurti slaptažodį (ne mažiau kaip 12 simbolių) arba sugeneruoti slaptažodį automatiniu būdu. Sukūrę slaptažodį, turite jį patvirtinti saugumo klausimu. Kruopščiai saugokite slaptažodį, nes jo prireiks norint patekti į anoniminę pašto dėžutę.

3. Paskutiniame etape jums bus sugeneruotas pranešimo ID. Kruopščiai jį saugokite. Kad galėtumėte patekti į anoniminę pašto dėžutę, jums taip pat reikės jūsų pranešimo ID.

Jei jau susikūrėte saugomą pašto dėžutę, galite į ją patekti tiesiogiai, paspausdami mygtuką „Sekti mano pranešimą". Čia taip pat pirmiausia turite atsakyti į saugumo klausimą. Jei elektroninio pašto adreso nenurodėte, reguliariai tikrinkite, ar gavote atsakymą į savo pranešimą. Prieigą prie anoniminės pašto dėžutės gausite pasinaudoję savo pranešimo ID ir slaptažodžiu, kurį sukūrėte patys arba kuris buvo sugeneruotas automatiškai. Čia galite stebėti savo pranešimą, matyti gavėjo atsakymus ir teikti papildomą informaciją.

Kol neįvesite jokių duomenų, pagal kuriuos būtų galima jus identifikuoti, internetinė pranešimų teikimo sistema technologinėmis priemonėmis užtikrins jūsų anonimiškumą.

Reguliariai tikrinkite, ar pašto dėžutėse nėra naujų atsakymų. Siųsdami laišką į pašto dėžutę patvirtinsime, kad gavome pranešimą ir, prireikus, užduosime klausimus, kurie gali būti svarbūs tiriant konkretų incidentą.

El. paštas atitikties užtikrinimui

Su LAPP informavimo apie pažeidimus sistema galite susisiekti šiuo el. pašto adresu:

Compliance.de.lhi(at)lapp.com

Gautus pranešimus ir klausimus administruoja Teisės ir atitikties užtikrinimo skyrius ir centrinis Vidaus peržiūros skyrius.

Pašto dėžutei užtikrinamos griežtos ir minimalios prieigos teisės. Pranešimus galima teikti raštu, vokiečių ir anglų kalbomis visą parą ir kiekvieną dieną. Galima susitarti dėl susitikimo telefonu arba asmeniškai.

Karštoji linija atitikties užtikrinimui

Su LAPP informavimo apie pažeidimus sistema galite susisiekti karštąja linija:

+49 711-7838 8888

Telefonu gaunamus pranešimus ir klausimus administruoja centrinis Teisės ir atitikties užtikrinimo skyrius.

Atitikties užtikrinimo organizacija

Atitikties užtikrinimo organizacija veikia visame pasaulyje.

Nagrinėjant pranešimus ir klausimus dėl atitikties užtikrinimo, kurie siunčiami tiesiogiai vyriausiajam atitikties užtikrinimo pareigūnui, paprastai dalyvauja centrinis Teisės ir atitikties užtikrinimo skyrius Štutgarte.

Su vyriausiuoju atitikties užtikrinimo pareigūnu galima susisiekti šiuo adresu:

„LAPP Holding SE“

Vyriausiasis atitikties užtikrinimo pareigūnas

Abteilung Recht & Compliance

Oskar-Lapp-Str.2

70565 Štutgartas

Jei norite susitarti dėl asmeninio susitikimo, rašykite mus el. paštu: compliance.de.lhi(at)lapp.com.

LAPP regionuose ir padaliniuose turi regiono ir vietos atitikties užtikrinimo pareigūnus, į kuriuos galima kreiptis dėl pranešimų ir užduoti jiems klausimus. Pranešimą paprastai galima pateikti vietos arba anglų kalba. Pranešimai ir klausimai paprastai administruojami vietos lygmeniu. Jei pranešimas susijęs su reikšmingu pažeidimu, apie tai informuojamas centrinis Teisės ir atitikties užtikrinimo skyrius.

Centrinis Teisės ir atitikties užtikrinimo skyrius privalo užtikrinti informatorių ir visų pranešimuose nurodytų asmenų konfidencialumą. Pranešimas visada administruojamas laikantis konfidencialumo ir nešališkumo principų bei nurodymų, tokiu būdu užtikrinant, kad atskiros užduotys informavimo apie pažeidimus sistemoje yra atliekamos nepriklausomai.

Jei reikia, vidaus tyrimui atlikti gali būti paskirti kiti tyrimų funkcijas atliekantys skyriai ir (arba) specialistai. Išvardyti principai atitinkamai taikomi visiems tyrime dalyvaujantiems darbuotojams.

Kaip tvarkomas jūsų pranešimas?

Ne vėliau kaip per septynias dienas nuo pranešimo gavimo bus patvirtintas jo gavimas, išskyrus atvejus, kai to neįmanoma padaryti dėl anonimiškumo.

Visų pirma, bus patikrintas pagrįstumas. Norint įsitikinti, ar pranešimas yra patikimas, bus atliktas nešališkas turinio ir aplinkybių patikrinimas. Prireikus gali būti paprašyta, kad informatorius pateiktų papildomą informaciją.

Jei išnagrinėjus aplinkybes paaiškėja, kad jos nėra tikėtinos, pavyzdžiui, nesuprantamos, teisiškai ar faktiškai neįmanomos arba dėl kitų priežasčių neįtikinamos, informatoriui bus atsiųstas atitinkamo pobūdžio atsakymas. Todėl pranešimo svarstymas bus nutrauktas.

Jei aplinkybės laikomos tikėtinomis, toliau bus atliekamas tyrimas pagal nustatytus kriterijus. Jei reikia, vidaus tyrimui atlikti gali būti paskirti kiti tyrimų funkcijas atliekantys skyriai ir (arba) specialistai. Susijusiems asmenims taikoma nekaltumo prezumpcija, kol pažeidimas nebus įrodytas.

Jei tyrimo metu paaiškėja, kad pranešimas neatitinka tikrovės, arba, jei pranešime pateikta informacija negali būti patvirtinta arba laikoma pagrįsta, tyrimas bus nutrauktas. Informatoriui bus išsiųstas atitinkamas atsakymas, išskyrus atvejus, kai to neįmanoma padaryti dėl anonimiškumo.

Jei tiriant aplinkybes paaiškėja, kad pranešime pateikta informacija yra teisinga, bus imtasi tinkamų priemonių nustatytam pažeidimui ištaisyti, žalai sumažinti ir, jei reikia, susijusiai rizikai išvengti. Jei vidaus tyrimai arba asmenų, apie kuriuos pranešta arba kurie įvardyti pranešime, teisės nebus pažeistos, informatoriui bus išsiųstas atsakymas, kuriame paaiškinama, kokių priemonių ketinama imtis. Ši nuostata netaikoma, jei dėl anonimiškumo atsakymo pateikti neįmanoma.

Pranešimų administravimo trukmė yra skirtinga. Tyrimas paprastai turėtų būti atliktas per tris mėnesius nuo pranešimo gavimo patvirtinimo dienos.

Kaip būsite apsaugoti nuo diskriminacijos ar bausmės už pranešimą apie galimai netinkamą elgesį?

Informatorių ir kitų LAPP atliekamame tyrime dalyvaujančiu asmenų diskriminavimas yra netoleruojamas. Dėl to, kad pranešėte apie pažeidimą, neturite sulaukti jokių neigiamų pasekmių. Akivaizdus, tyčinis piktnaudžiavimas informavimo apie pažeidimus sistema, pvz., sąmoningas ir melagingas kito asmens apkaltinimas, yra draudžiamas.

Dokumentai

Gaunami pranešimai ir su jais susijusi veikla yra įforminama dokumentuose. Ši nuostata galioja ir pranešimams, kurie, kaip paaiškėja, yra neteisingi. Gauti pranešimai registruojami specialiame žurnale.

Viso proceso dokumentams taikomi griežti prieigos reikalavimai ir prieiga suteikiama tik nustatytas pareigas einantiems asmenims. Prieiga suteikiama tik Atitikties užtikrinimo organizacijos nariams ir, jei reikia, tyrime dalyvaujantiems
tam tikrų skyrių ir (arba) specialių sričių darbuotojams. Laikomasi galiojančių duomenų apsaugos reikalavimų; prireikus, asmens duomenys anonimizuojami arba pseudonimizuojami.

Už taisykles atsakinga šalis

Už taisykles atsakinga šalis:

„Lapp Holding SE“

Oskar-Lapp-Str.2

70565 Štutgartas

0711/7838- 01